[ad_1]
هرکسی که کار می کند می تواند در شرایطی قرار بگیرد که باید استعفا دهد. در چنین شرایطی جدا از هماهنگی های شفاهی، لازم است نامه استعفای خود را به سرپرست و سازمان خود ارائه دهیم. نوشتن این نامه حاوی اصول و قواعدی است که بهتر است آنها را یاد بگیرید. در این مطلب این اصول و قوانین و نمونه استعفا نامه را نوشته ایم. بنابراین تا پایان مقاله با ما بمانید.
چرا باید استعفا بدهیم؟
استعفا نامه یک سند رسمی است که نشان می دهد کار خود را ترک کرده اید. منابع انسانی صورتحساب شما را بر اساس تاریخی که کارتان را ترک کرده اید، که در نامه نیز قید شده است، تسویه خواهد کرد. زمانی که نامه را دریافت می کنند، معمولا آن را در پرونده شما قرار می دهند. بنابراین، بسته به نوع شغل، گاهی اوقات نیاز به نوشتن نامه استعفا دارید. همچنین در صورت نیاز در متن استعفانامه باید لحظات مهمی را برای اداره امور در غیاب خود تا تعویض فرد جدید ذکر کنید.
متن استعفانامه
استعفانامه شامل 5 قسمت زیر است:
- اعلام استعفا؛
- آخرین روز کار ؛
- با تشکر؛
- به آینده مراجعه کنید یا اطلاعات مهم را نشان دهید.
- امضا.
چگونه استعفانامه بنویسم؟
قبل از نوشتن نامه پایان کار، حتما استعفای خود را به صورت شفاهی به مدیر خود و بخش منابع انسانی اعلام کنید. بسیاری از شرکت ها حداقل به یک ماه زمان نیاز دارند تا شما را جایگزین کنند. همچنین ممکن است لازم باشد نامه خود را طبق آداب و رسوم و قوانین داخلی سازمان برای یک یا چند نفر ارسال کنید. پس از هماهنگی ها می توانید با انجام مراحل زیر استعفانامه خود را بنویسید.
1. تاریخ و زمان نوشتن نامه را وارد کنید
اگر نامه را از طریق ایمیل ارسال می کنید، نیازی به رعایت این نکته ندارید، زیرا هر ایمیل حاوی تاریخ و زمان ارسال است. اما اگر نامه را به صورت تایپ یا دست نویس تحویل می دهید، حتما تاریخ و ساعت نوشتن را در سمت چپ بالای صفحه بنویسید.
2. عنوان نامه را تنظیم کنید
پس از نوشتن استعفا نامه در وسط صفحه، در سمت راست نامه، نام شخص یا افرادی که نامه به آنها ارسال شده است را بنویسید.
3. استعفای خود و دلیل آن را اعلام کنید
استعفا و دلیل خود را شفاف اعلام کنید تا متن استعفا موثر واقع شود. به عنوان مثال، بگویید که قصد دارید شغل فعلی خود را به دلایل خانوادگی و شخصی، تحصیل، مهاجرت یا شغل جدید ترک کنید.
4. آخرین هفته یا روز کاری خود را مشخص کنید
در متن نامه آخرین روز یا هفته ای که در محل کار بوده اید را ذکر کنید. این به سازمان زمان می دهد تا با تغییرات سازگار شود. سازمان ممکن است از شما بخواهد که طولانی تر بمانید. قبل از نوشتن این بخش، بهتر است با مدیر خود به صورت شفاهی مشورت کنید و در مورد تاریخ مشخصی به توافق برسید.
5. از همکاران و مدیر خود تشکر کنید
حتی اگر در حال ترک سازمان هستید، حفظ روابط قبلی همیشه مفید و ضروری است. بنابراین از همکاران و سرپرستان خود تشکر کنید و در یکی دو سطر از تجربیات خوبی که از کار با آنها داشتید یاد کنید.
6. اهداف آینده یا اطلاعات مهم را ذکر کنید
اگر کار شما به گونه ای است که همکاران یا معاونی نیاز به آگاهی از نکات دارند در این قسمت ذکر کنید. این موارد را به صورت کلامی با مدیر خود بحث کنید. در صورت عدم نیاز به چنین کاری می توانید در یکی دو سطر تمایل خود را برای همکاری برای انتقال سریعتر و اهداف مشترک خود در آینده بیان کنید.
7. روش تماس خود را ذکر کنید
این بخش اختیاری است و بستگی به این دارد که چرا کار خود را ترک می کنید. اگر می خواهید با همکاران و مدیر خود در ارتباط باشید، این بخش را به نامه خود اضافه کنید.
8. نامه را امضا کنید
در آخر ، اولین و نام خانوادگی خود را در گوشه سمت چپ بنویسید و حتماً امضا کنید.
نکاتی برای نوشتن استعفانامه
هنگام نوشتن نامه استعفا و ارسال آن به نکات زیر توجه کنید تا نامه شما بهتر و موثرتر شود.
1. نامه خود را مثبت کنید
صرف نظر از دلیل استعفا، از جملاتی استفاده کنید تا متن استعفا موثر واقع شود و فرصت حفظ ارتباط در آینده را از شما سلب نکند. به جای انتقاد یا مرور مجدد وقایع ناراحت کننده، بر موارد سازنده و مثبت تاکید کنید.
2. نامه استعفای خود را شخصا تحویل دهید
در صورت امکان، نامه خود را شخصاً به گیرنده (ها) تحویل دهید.
3. کوتاه و مفید بنویسید
هنگام نوشتن نامه، رعایت اصل خلاصه نویسی ضروری است. بنابراین تا حد امکان از گفتگوهای طولانی خودداری کنید.
4- به روند استعفا دیگران توجه کنید
اگر فردی در گذشته استعفا داده است، به روند خروج و انتقال توجه کنید. هنگام نوشتن نامه و تعیین تاریخ خروج، تجربیات دیگران و فرآیندهای خروج کارکنان را در نظر بگیرید.
5. خواسته های مدیر خود را برآورده کنید
پس از ارسال نامه استعفای خود، مدیر شما ممکن است از شما بخواهد که کارهای باقی مانده را تکمیل کنید یا به فرد جدید کمک کنید تا خود را تنظیم کنید. در صورت امکان، هر کاری که می خواهید انجام دهید.
نمونه نامه استعفا
خانم / آقای عزیز
(مقام یا مقام او)
من شغلم را به دلیل (….) ترک خواهم کرد. آخرین روز کاری/هفته من (….) خواهد بود. همکاری با شما و تیم (…) در این مدت باعث افتخار بود. از شما و اعضای گروه (…..) برای این تجربه تشکر می کنم و برای شما آرزوی موفقیت و پیشرفت دارم.
من حاضرم برای تسهیل روند خروج و تعویضم همکاری کنم (یا در صورت نیاز به همکاری برای جایگزینی، آماده هستم). (بسته به نوع شغل، در صورت نیاز به توضیح بیشتر در مورد الزامات فرآیند خروج خود، این قسمت را با جزئیات بیشتری توضیح دهید).
(اختیاری) با تشکر مجدد، اطلاعات تماس من به شرح زیر است. خوشحال می شوم در آینده در ارتباط باشم.
(آدرس ایمیل و شماره تلفن همراه)
با احترام
(نام و نام خانوادگی)
امضا
تجربه شما در نوشتن نامه استعفا
آیا تا به حال استعفا نامه ای نوشته اید؟ نظرات و تجربیات خود را در مورد نوشتن نامه پایان کار با ما در میان بگذارید.
